For English see below.
Geachte relatie,
Voor het komende jaar verzoeken wij u rekening te houden met het onderstaande aanleverschema voor uw salarismutaties. Het onderstaande schema geeft per maand de uiterste datum aan, waarop u uw salarismutaties over die maand aan ons door kunt geven.
Aanleverschema
Indien u onderstaand aanleverschema in acht neemt, ontvangt u zoals gebruikelijk uw salarisstroken vóór de 20ste dag van de maand.
- 8 januari
- 8 februari
- 8 maart
- 8 april
- 8 mei
- 8 juni
- 8 juli
- 8 augustus
- 8 september
- 8 oktober
- 8 november
- 8 december
Mutaties doorgeven
Uw mutaties kunt u aan ons doorgeven via de brievenbus op onze website; het e-mailadres luidt:
salaris@registeraccountants.com
Mocht u niet de beschikking hebben over e-mail, dan verzoeken wij u de mutaties per post door te geven (wij beschikken niet meer over een fax!). Wij geven de voorkeur aan digitale aanlevering, omdat wij gebruik maken van elektronische dossiers. Wij verzoeken u daarbij gebruik te maken van de mutatieformulieren die door ons zijn opgesteld. Een actueel formulier treft u aan op onze website (www.registeraccountants.com). Wij verzoeken u alleen dit formulier te gebruiken en niet de eerder verstrekte versies. Voor een soepele verwerking, verzoeken wij u om het formulier zo compleet mogelijk in te vullen.
Beschikking/Mededeling Whk
Teneinde stagnatie in de productie van de salarisstroken over januari te voorkomen, verzoeken wij u zo spoedig mogelijk (een kopie van) de Beschikking (of Mededeling) Loonheffingen Gedifferentieerd premiepercentage Werkhervattingskas 2019 aan ons te sturen. Daarnaast verzoeken wij u ons te voorzien van de premie die uw verzekeraar voor uw verzekering WGA/ZW-ERD in rekening brengt (indien u eigenrisicodrager bent).
Enkele aandachtspunten salarisadministratie 2019
Werknemergegevens
Om onze salarisdossiers compleet te houden en de salarisverwerking soepel te laten verlopen, verzoeken wij u om ons (voor zover wij hierover nog niet beschikken) voor elke werknemer een kopie van een geldig legitimatiebewijs (geen rijbewijs), een kopie van het ondertekende opgaaf gegevens voor de loonheffingen (een blanco exemplaar kunt u bij ons opvragen) en een kopie van de ondertekende arbeidsovereenkomst aan ons te mailen.
Werkkostenregeling
Reeds eerder hebben wij u al geadviseerd over het bijhouden van alle posten die u aanwijst voor de benutting van de vrije ruimte. Graag ontvangen wij het overzicht voor eind januari van u, zodat wij dit in de loonaangifte over januari kunnen verwerken. Dat is namelijk het door de Belastingdienst aangewezen moment om de eindheffing aan te geven over het verstreken jaar.
Binnen de Werkkostenregeling zijn diverse mogelijkheden om uw personeel fiscaal aantrekkelijk te belonen. Wij attenderen u graag op de mogelijkheden die deze regeling voor uw bedrijf biedt! Neem daarom contact op met onze salarisspecialisten Ron Visser en Nermin Korpos.
Stagiaires
Stagiaires dienen ook in de loonadministratie opgenomen dienen te worden. Voor hen gelden dezelfde administratieve verplichtingen als voor ‘normale’ werknemers.
Kostenvergoedingen
Let op dat op de salarisstrook niet de term ‘kostenvergoeding’ mag voorkomen. U dient expliciet te benoemen waar de vergoeding voor gegeven wordt. De boetes die de inspectie hiervoor kan opleggen, zijn aanzienlijk.
Arbodienstverlening
Iedere werkgever is wettelijk verplicht om een basiscontract arbodienstverlening te hebben. In dit contract moet minimaal iets geregeld zijn met betrekking tot onder andere: ziekteverzuimbegeleiding, arbeidsgezondheidskundig onderzoek, aanstellingskeuringen (indien noodzakelijk voor uitoefening van de functie), toetsen van/adviseren over Risico Inventarisatie en -Evaluatie, bieden van mogelijkheid voor werknemer om bedrijfsarts te consulteren (open spreekuur), bezoeken van werkplek door bedrijfsarts, etc.
AVG
Let op dat u al snel verplichtingen heeft in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Zorg dat de gegevens van bijvoorbeeld uw werknemers goed zijn beschermd en dat u voldoet aan de wettelijke bewaartermijnen (en vernietigingstermijnen!).
Loonheffingskorting
Let op dat de regels rondom het toepassen van de loonheffingskorting veranderen ten aanzien van werknemers die niet in Nederland wonen. Het begrip ‘wonen’ moet in dit kader ruim worden uitgelegd. Het nettolooneffect kan € 125 per maand bedragen voor een werknemer! Indien u twijfelt of uw werknemer daadwerkelijk in Nederland woonachtig is volgens de Belastingdienst, dan adviseren wij u om uw werknemer om een Woonlandverklaring te vragen, die kan worden aangevraagd bij de Belastingdienst.
30%-regeling
Rondom de 30%-regeling is het nodige gaande. Wij adviseren u om onze website in de gaten te houden indien u te maken heeft met deze regeling. In elk geval adviseren wij u om de einddatum op de eerder door de Belastingdienst afgegeven Beschikking na te gaan en een kopie van de Beschikking aan ons kantoor te sturen.
Bovenstaand overzicht is allerminst uitputtend. Wanneer u nog vragen heeft over loonactualiteiten of over bovenstaande zaken kunt u natuurlijk altijd contact opnemen met ons kantoor of even op onze website www.registeraccountants.com kijken. Begin januari 2019 staan daar ook de belangrijkste aandachtspunten met betrekking tot personeel en loon voor 2019 en verder.
Met vriendelijke groet,
Blok & Van den Boogaard Registeraccountants
R.P. Visser en N.E.V. Korpos
Dear client,
For the coming year (payroll) we kindly ask you to follow the schedule stated below for sending your payroll changes to us. The schedule states the latest possible date on which you can provide us with your salary changes for that month.
Salary schedule
When you follow the schedule as below, you will receive the salary slips before the 20th of each month.
- 8 January
- 8 February
- 8 March
- 8 April
- 8 May
- 8 June
- 8 July
- 8 August
- 8 September
- 8 October
- 8 November
- 8 December
Salary changes
You can hand in your salary changes by e-mail using the mailbox on our website; the emailaddress is:
salaris@registeraccountants.com
If you don’t have e-mail, please provide us with your salary changes per post (we no longer have a fax!). Because we use digital files we also prefer that we receive the changes digitally. We kindly request that you only use the Blok & Van den Boogaard payroll salary administration form. An up-to-date salary administration form is shown on our website (www.registeraccountants.com), please complete this form as much as possible.
Disposal/Communication Whk
In order to avoid stagnation in the production of January’s payroll, we ask you to provide us with a copy of the form called ‘Beschikking Loonheffingen Gedifferentieerd Premiepercentage Werkhervattingskas 2019’ from the Tax Authority as soon as possible. In addition we ask you to provide us with the premium your insurer charges for the WGA/ZW-ERD insurance (in case you are a self-insurer).
Points of attention salary administration
Employee data
To keep our salary files complete we ask you to provide us (if we don’t have them yet) with a copy of a valid ID (no driver’s license) for each employee, a copy of the filled in wage tax form (you can get a blank copy from us) and a copy of the signed employment agreement. In order for us to conduct a correct pay slip we will need this information.
Working costs regulation
We have advised you before to keep track of all the items regarding the utilization of free space. We kindly ask you to provide us with an overview of the items before January 31st, in order for us to process it in the wage tax declaration of January. This is the appointed time for the Tax Authority to give a final levy of the preceding financial year. There are several possibilities within the working costs regulation, to provide your staff with attractive fiscal rewards. We would like to inform you about the possibilities within your company! Please contact our salary specialists Ron Visser and Nermin Korpos.
Trainees
Trainees should also be included in the payroll administration. For trainees the same administrative requirements apply as for ‘normal’ employees.
Cost allowances/’Kostenvergoedingen’
Please note that you may not use the name ‘cost allowance’, or in Dutch ‘kostenvergoeding’, on the payslip. You need to specify where the allowance is being given for. The authorities might fine you when using the term ‘cost allowance’ (or ‘kostenvergoeding’)!
Arbo services
Every employee in The Netherlands is obliged to have a contract with a specialized company regarding arbo services. In this contract you should arrange some minimum facts (such as policy regarding illness) and many other things.
GDPR
Please note that you have to meet the requirements regarding the General Data Protection Regulation. Make sure your employee data are secured and that you meet the legal terms of storing and destroying data.
Payroll Tax Reduction
Please note that the ruling about the Payroll Tax Reduction changes in 2019 regarding employees who do not live in The Netherlands. Please consider that the definition of living outside The Netherlands can lead to discussion with the Tax Authority. This change may lead to a less nett wage of € 125 per month! When you have doubts about the land where your employee is living according to the Tax Authority, we advise you to ask your employee for a so called ‘Woonlandverklaring’, which he can request for at the Dutch Tax Authority.
30%-ruling
The are some changes regarding the 30%-ruling. We advise you to consult our website coming month regarding this ruling, when your employees have this ruling. In any case we advise you to check the ending date of the existing rulings for your employees and to provide our office with a copy of the letter from the Tax Authority in which the ruling is granted.
This overview is not comprehensive. If you have any questions about salary matters, please feel free to contact us or check our website www.registeraccountants.com. At the beginning of January 2019 we will publish some attention points regarding staff and wages for 2019 and the nearby future.
Kind regards,
Blok & Van den Boogaard Registeraccountants
R.P. Visser and N.E.V. Korpos